¿Quién no recuerda su primer día de trabajo? Ay, esos nervios… Es el día en que asumes nuevos retos, conoces nuevos compañeros y te enfrentas a lo desconocido.
El primer día de trabajo de cualquiera de nuestros empleados es clave y fundamental, pues no sólo marcará sus primeras experiencias trabajando con nosotros, sino que también nos evitará futuros costes asociados a una posible contratación equivocada, como el ghosting laboral, además de ayudar a la persona a integrarse más rápida y fácilmente con el equipo definiendo bien sus tareas a realizar.
A fecha de hoy, todavía son muchas las empresas que sufren un abandono por parte de sus empleados en los primeros días de trabajo, y por ello es importante definir y ejecutar una buena política para recibir a los nuevos miembros de nuestros equipos, una atmósfera acogedora y la documentación correspondiente y necesaria para comenzar a trabajar.
El onboarding no es más que el procedimiento definido y estipulado por cada empresa para incorporar a nuevos miembros en sus equipos, creado con la finalidad de apoyarles durante su integración en la empresa para que esta se produzca con éxito.
El proceso de onboarding o acogida comienza el primer día de trabajo, ¡pero no debe terminar aquí! Debe contemplar diferentes acciones y evaluaciones a medio e incluso largo plazo, abarcando hasta varios meses después de que se produzca la incorporación.
1️⃣ Mejora de la imagen de marca empleadora para nuestra empresa
2️⃣ Mejora del ambiente laboral
3️⃣ Disminución del índice de rotación
4️⃣ El empleado comienza antes a ser productivo y rentable
5️⃣ Mejora la transmisión y comprensión de los valores corporativos y la cultura de la empresa
6️⃣ Se produce antes la integración en el equipo y se eliminan dudas y miedos
Es importante tener en mente toda la acogida incluso antes de publicar la oferta de trabajo, comunicando de antemano el funcionamiento y los valores de la empresa a lo largo de todo el proceso de captación y contratación de los empleados. Muchas de las cosas que deberemos transmitir en el proceso de acogida deben ya de anticiparse durante la publicación de la oferta o en las entrevistas: la cultura de la empresa, el responsable del puesto, las normas del día a día… Esto, además, también os servirá tanto a ti como al empleado para evaluar si estáis hechos el uno para el otro. Haciéndolo así, el proceso de acogida comenzará con buen pie.
Otra etapa importante es la que pasa entre la aceptación de la oferta laboral y la incorporación del empleado a su puesto de trabajo. Suele ser un momento muy ilusionante y retador para el nuevo miembro de nuestro equipo, pero también está lleno de dudas y miedos sobre su nuevo puesto laboral. En esta etapa es muy importante mantener una comunicación fluida con el nuevo empleado, anticipándoles en qué consistirá y cómo se producirá su incorporación y adelantando el máximo papeleo posible.
La empresa tecnológica Twitter, por ejemplo, hace especial énfasis en este periodo, al que denomina “From yes to desk” (desde el “sí” a la oferta hasta su llegada al “escritorio” o puesto de trabajo”).
En resumen: el proceso de acogida comienza antes de que se produzca la incorporación, y requiere de planificación y estrategia, además del correspondiente seguimiento. Aquí lo detallamos 👇
▶ Cúrrate las ofertas y el portal de empleo que utilicéis
A la larga te ahorrará mucho tiempo. Asegúrate de que los candidatos a un puesto de trabajo conozcan el funcionamiento general de la empresa de antemano, y especialmente sus valores y su cultura. No hables únicamente de los conocimientos y requisitos específicos para el puesto de trabajo y ve más allá: habla del ambiente laboral, de la misión de la empresa, de por qué es útil el puesto de trabajo y pon especial énfasis en información única, práctica y real sobre tu empresa.
▶ Sé personal, sé humano
Desde la aceptación de la oferta hasta su incorporación en la empresa, muestra un tono muy personal y amable con el nuevo miembro de tu equipo, escríbele mensajes personalizados y haz que se sienta en casa.
▶ Comunícate bien
En este momento, el nuevo empleado tiene muchas dudas de cómo va a ser su incorporación en la empresa. Habla con él, llámale, escríbele, y déjale bien claro cuándo y en qué condiciones se incorporará. Utiliza un tono tranquilizador que generará mucha confianza al nuevo empleado. Te lo agradecerá, y mucho.
▶ Sé agradecido
Por desgracia, todavía quedan muchos departamentos de Recursos Humanos estancados en una escala jerárquica de superioridad pero, si bien es cierto que nosotros tomamos una decisión importante y apostamos por un candidato, también ellos toman la importante decisión de trabajar en nuestra empresa. Dale las gracias por haber decidido desarrollar su talento y su carrera profesional con nosotros. Dale las gracias por habernos elegido.
▶ Adelanta todo el papeleo
Envíale tan pronto puedas toda la documentación que deba leer y firmar el nuevo empleado. Esto incluye documentos legales (contrato, cláusulas de confidencialidad o competencia, modelos de impuestos, etc.), pero también el manual de bienvenida, vídeos o presentaciones sobre la empresa. De esta forma puedes ir adelantando parte del trabajo mientras mantienes la comunicación.
Consigue que el primer día de cada empleado sea especial 🤗 Cuida todos los detalles para causar una buena impresión y lograr motivar e ilusionar (¡más todavía!) a los recién llegados. Además de cubrir sus necesidades prácticas, es importante cuidar el aspecto más humano y emocional. Que tu objetivo sea que, cuando vuelva a su casa y le pregunten qué tal le ha ido en su primer día, responda con una sonrisa de oreja a oreja 😉 Este será el mejor comienzo posible, y será más fácil mantener este sentimiento en el tiempo si comenzamos con buen pie.
📌 Preparativos
Informa con anterioridad de qué necesitarán llevar en su primer día, y no te olvides de indicarle un lugar exacto al que acudir, una hora concreta, y una persona de referencia a la que presentarse.
📌 Que otro empleado sea su anfitrión
En su primer día, alguien de su mismo departamento o de un departamento muy afín debería ser quien le diese una bienvenida más informal a la empresa, haciéndole un pequeño tour por las instalaciones y comenzando así a ampliar su círculo social. También generará mucha más confianza sobre el nuevo miembro del equipo que sea un compañero suyo quien le hable de la empresa y, al mismo tiempo, el anfitrión se sentirá más involucrado en vuestro proyecto.
📌 Prepara la reunión con su responsable
Es muy importante que los nuevos empleados se reúnan con su responsable directo el mismo día de su incorporación, para que así pueda conocer quién es su superior y puedan empezar a hablar de objetivos, responsabilidades, tareas y, sobre todo, qué se espera de él.
📌 Muéstrale el espacio de trabajo
Asegúrate de que conozca dónde se encuentran los baños, cómo funciona la máquina expendedora, cómo se reservan las salas de reuniones, el nombre de los recepcionistas, cómo contactar con otros departamentos o el funcionamiento de la máquina de control de presencia. Son cosas muy obvias para ti, pero completamente desconocidas para el nuevo empleado.
📌 Conociendo a la dirección general
Siempre que sea físicamente posible, es importante que los recién contratados conozcan a los máximos responsables de la empresa… y al revés. De este modo también se implican en el proceso de acogida, y se ponen cara mutuamente, sabiendo quién es quién y cuáles son sus funciones. Es suficiente con un apretón de manos y dos minutos de presentación y conversación, pero que se produzca.
📌 Haz que se sientan especiales
Aquí viene uno de nuestros puntos favoritos: ¡dale una sorpresa! No hay mejor forma de que se pongan la camiseta de la empresa, metafóricamente hablando, ¡que regalándoles la propia camiseta! El merchandising funciona fenomenal en estos casos, y preparar un kit de bienvenida es una idea fantástica. Un Welcome Pack que incluya una libreta, bolígrafo, una taza, una camiseta, una memoria usb… artículos que pueda utilizar en su día a día, pero personalizados con la identidad de la empresa. Oh, y una tarjeta de agradecimiento y bienvenida, firmada por la dirección o por el departamento de recursos humanos 🥰
Las primeras semanas, especialmente la primera, son vitales para un exitoso aterrizaje del nuevo empleado. El objetivo de estos primeros días no es que sean productivos y empiecen a trabajar; lo verdaderamente fundamental es que conozcan el funcionamiento general de la empresa, de su departamento, sus propios objetivos y establecer sus primeras relaciones personales, para que así se sienta identificado con la misión de su empresa. Pronto podrá comenzar a trabajar de forma autónoma, pero no tengas mucha prisa. A largo plazo es mejor establecer unas bases sólidas y consistentes.
🔑 Diseña un roadmap concreto y realista
Utilizando los objetivos SMART podrás detallar y determinar de antemano una serie de hitos o etapas por las que todo nuevo empleado debe pasar. Esto te ayudará tanto a ti como a los nuevos empleados a gestionar sus expectativas y a guiarse por el camino trazado.
🔑 Todo a su debido momento
Un error muy frecuente es soltarle toda la información posible, de golpe, al nuevo empleado. Esto no es nada recomendable, pues cualquier persona es incapaz de asumir correctamente un exceso de información, pero es más complicado todavía cuando acabas de llegar a un sitio desconocido en el que todo resulta una primera vez. Dosifica la información con sesiones cortas de presentación y combínalas con otras actividades más sociales e instructivas.
🔑 Reuniones con su responsable
Es conveniente que, los primeros días, pueda mantener todos los días una breve reunión con su persona responsable. Basta con diez minutos, pero es importante que se produzca para que así hablen, se conozcan, se resuelvan dudas y nadie se cree falsas expectativas. Además, el nuevo empleado se sentirá bien cuidado y tratado.
🔑 Conociendo el producto
Su trabajo tiene un propósito concreto en la empresa, y es imprescindible que el nuevo empleado sepa por qué es util su trabajo, de dónde proviene y cómo continuará. Por eso es importante también conocer el producto o servicio que comercializa la empresa, familiarizándose con todo el proceso productivo, la cadena de valor, la utilidad y valor que aporta, sus ventajas competitivas, qué le hace diferente en el mercado y qué puede aportar él, como empleado, dentro de todo esto.
🔑 Intégrales en la empresa
Tómales una foto para incorporarles en el organigrama, añádeles al directorio telefónico de la empresa y preocúpate de que aparezca como uno más en la organización, como si llevara años allí trabajando. Que vea y sienta que de verdad forma parte del equipo.
En los 30 primeros días, el nuevo empleado deberá aprender y conocer las herramientas que debe utilizar para desarrollar su trabajo, sentirse a gusto y de acuerdo con la cultura de la empresa, aprender acerca del producto o servicio que se comercializa y familiarizarse con él, conocer e integrarse con el resto del equipo y completar una meta o un proyecto pequeño que haya sido estipulado con anterioridad.
Quizás pueda parecer que el proceso de acogida termina semanas después de la incorporación, pero en realidad es conveniente que este proceso no termine nunca, pudiendo establecer mecanismos que, de forma automática, continúen mejorando la experiencia del empleado día a día y ayudándoles a mejorar su felicidad en el trabajo.
🚀 Seguimiento inicial
Comprueba que el empleado haya atravesado y completado todas las fases del roadmap que trazaste inicialmente, y dale feedback para que pueda seguir avanzando en la organización. Jolín, qué manía tenemos los de Recursos Humanos en usar esta clase de palabros y qué tontines nos ponemos a veces…
🚀 Desarrolla la cultura de la empresa
Que no desaparezca la magia. Sentirse parte de algo muy grande promueve el desarrollo tanto profesional como personal. Sigue explicando cuál es la misión de la empresa y qué están haciendo sus empleados para mejorar el mundo. Utiliza elementos únicos de la compañía (un slogan, una frase, una imagen, una idea, una mascota…) para que se sientan parte de ella.
🚀 Expertos en tus productos
Si en la primera fase se familiarizaban con ellos, ahora deben convertirse en auténticos expertos. No basta con que los prueben, asegúrate de que los conozcan en profundidad. Que descubran todo el esfuerzo y trabajo que hay detrás del proceso productivo, la calidad de los materiales empleados, los beneficios de cada característica, los problemas que soluciona su diseño. El por qué de cada cosa. Amarán tu producto.
🚀 Procesos y más procesos
Toda empresa tiene sus procedimientos establecidos para cada caso: la forma en la que se solicitan las vacaciones, los softwares y formatos que deben utilizarse, la forma de comunicarse con un cliente, las peticiones a otros departamentos… Es fundamental que el nuevo empleado vaya conociendo, de una forma muy concreta, cuál es el procedimiento correcto para cada cosa y cómo debe de realizarse.
🚀 Cohesión de equipos
Las actividades de teambuilding son altamente recomendables en todos los equipos, fomentando así las relaciones interpersonales, la comunicación, la alineación de valores y el buen ambiente laboral. Equipos comprometidos entre ellos, con compañeros que se llevan bien, tienden a ayudarse muchísimo más y a colaborar conjuntamente para conseguir más y mejores objetivos.
En los primeros tres meses sería razonable marcarse como objetivos para un nuevo empleado que tenga la capacidad de completar proyectos o metas de mayor envergadura y de forma autónoma, que aprenda a colaborar y trabajar con equipos que no sean necesariamente de su misma área, que participe en las reuniones semanales de forma rutinaria y que aprenda a cuantificar los resultados propios de las metas a cumplir. En el largo plazo acabará tomando mayores responsabilidades y retos en la empresa y será capaz de manejar las dificultades con mayor facilidad.
El proceso de acogida forma parte de nuestra responsabilidad como dirección y gestión de personas. Es un proceso humano y empático en el que nos ponemos en la piel de cada nuevo empleado y resolvemos sus necesidades, pero también lo hacemos pensando en el buen futuro de la empresa.
Este procedimiento elimina graves costes propios de una mala gestión de personas, y mejora la motivación e implicación de los miembros de nuestros equipos de trabajo, pero para conseguirlo será imprescindible que tengamos una buena planificación y estrategia, y que realmente sepamos escuchar las necesidades de cada nuevo miembro.
No olvidemos que las personas también deciden trabajar con nosotros, y debemos sentirnos muy afortunados de poder contar con el mejor talento. La buena comunicación es una herramienta muy potente y poderosa en cualquier organización, y debemos usarla en sus diferentes para mostrar nuestro agradecimiento.
Estrategia, planificación y ejecución pueden y deben definirse en manuales de acogida y libros de cultura de la empresa, que entregaremos también a nuestros empleados, pero que mejoraremos constantemente con el feedback que recibamos de cada nueva incorporación. Escuchar, escuchar y escuchar… ahí está el gran secreto.
Esperamos que el artículo de hoy te haya sido de gran utilidad. Recuerda que contamos con un gran equipo de profesionales expertos en la gestión de equipos y en su desarrollo profesional con muchas granas de ayudarte, por lo que si deseas que nos encarguemos por ti de establecer y desarrollar planes de acogida efectivos y con efecto wow en tu empresa, ¡estaremos encantados! Échale un vistazo a nuestra sección de servicio de consultoría. 🥰
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